股份公司关于股东大会会议记录的分析与建议(一)

股东大会 VS 会议记录

股东们都有开股东会的经历。而开会时制作会议记录是应该的。作为股东的你,是否关注过股东(大)会会议记录?

目 录

一、股份公司关于股东大会会议记录相关案例再现

二、律师解读为何案涉股东大会决议被撤销

三、律师关于股东大会会议记录的分析与建议

一、股份公司关于股东大会会议记录相关案例再现

1. 被告某某制药公司成立于1995年12月14日,现法定代表人为张某民,注册资本8170.5万元人民币。原告徐某南持有该公司股权20000股。张某民、张某平、李某忠、王某强、张某星为董事会董事,张某民为董事长兼总经理,朱某峰、李某、苏某强为公司监事会监事。

2. 《某某制药集团股份有限公司章程》载明了以下内容:第27条“股东大会会议由董事会召集,董事长主持;董事长不能履行职务或不履行职务时,可以指定一名董事代为履行或由半数以上董事共同推举一名董事主持。董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议职责的,监事会应当及时召集和主持;监事会不召集和主持的,连续90日以上单独或者合计持有公司10%以上股份的股东可以自行召集和主持。”;第37条“股东大会应当对会议所议事项的决定做成会议记录,主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。股东大会会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存”。

3. 2019年8月24日,第三人张某平、王某强、李某忠以某某制药集团股份有限公司董事会的名义发出《2019年第一次临时股东大会会议通知》,并分别向张某民、张某星、朱某峰、李某、苏某强的电子邮箱发送了通知,主要内容包括会议时间、地点、议程等。

4. 2019年9月10日召开的临时股东大会通过了三份《某某制药集团股份有限公司2019年第一次临时股东大会决议》,均载明本次会议由董事长张某平先生主持,出席会议的股东及股东代表20人,代表股份21,971,660股,约占公司总股本81,705,000股的26.89%,符合《公司法》和《公司章程》的有关规定,经与会股东审议,以记名投票方式审议通过了决议。三份决议的主要内容为:经审计,截至2018年12月31日,某某制药公司本部报表可供投资者分配的利润为734598946.18元,结合公司整体经营情况,现以总股本81,705,000股为基数,每股派发现金红利6.00元(含税),共计派发现金红利总额为490230000.00元,可供投资者分配的利润剩余部分244368946.18元将全部结转以后年度;由现任五名董事张某平、王某强、李某忠、张某民、张某星继续依据《公司法》及《某某制药集团股份有限公司章程》的规定履行董事职权;由现任三名监事朱某峰、李某、苏某强继续依据《公司法》及《某某制药集团股份有限公司章程》的规定履行监事职权。

5. 徐某南向本院提出诉讼请求:依法撤销三名第三人以被告董事会名义召集主持的所谓某某制药集团股份有限公司2019年第一次临时股东大会于2019年9月10日作出的临时股东大会决议。认为临时股东大会应有的召集程序和表决方式,非法召开所谓公司2019年第一次临时股东大会,之后作出所谓临时股东大会决议,根据公司法及相关司法解释的规定,该临时股东大会决议应予以撤销。

6. 法院经审理,判决撤销2019年9月10日的《某某制药集团股份有限公司2019年第一次临时股东大会决议》三份。

[案例来源]

一审:临沂市兰山区人民法院(2019)鲁1302民初17562号

二、律师解读为何案涉股东大会决议被撤销

本案涉及股份公司股东大会会议记录等重要问题。

1. 股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录

股份有限公司的股东大会会议记录,是载明股东大会对所议事项作出的决定的书面文件。股东大会在举行会议时,负责召集会议的董事会以及主持会议的董事长应当安排人员,详细记录会议的情况。

2.案涉股东大会未作成会议记录,不能证明会议决议的内容

公司法第107条规定,股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录,主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。《某某制药集团股份有限公司章程》也作出了与公司法一致的规定。本案中,且第三人并未向法庭提交股东大会对所议事项的决定作成的会议记录,2019年9月10日召开的临时股东大会通过的决议中载明本次会议由董事长张某平先生主持,而营业执照及企业登记信息显示某某制药公司现法定代表人、董事长为张某民,无证据证实张某平系被告的法定代表人,也无证据证实会议系经董事会决议召开;故应认定会议的召集、召开程序违背公司法及公司章程的上述规定,且该程序瑕疵能够对决议产生实质影响。故其决议被撤销。

三、律师关于股东大会会议记录的分析与建议

股东大会的会议记录具有重要作用,应依法制作。本律师特对会议记录相关问题作如下分析与建议:

1.会议记录的内容

股东大会会议记录一般包括如下内容:

(1)会议时间、地点、议程和召集人姓名或名称;

(2)出席会议的股东和代理人人数、所持有表决权的股份总数及占公司股份总数的比例;

(3)会议主持人以及出席或列席会议的董事、监事、董事会秘书、经理和其他高级管理人员姓名;

(4)对每一提案的审议经过、发言要点和表决结果;

(5)股东的质询意见或建议以及相应的答复或说明;

(6)律师及计票人、监票人姓名;

(7)公司章程规定应当载人会议记录的其他内容。

2.会议记录的签名

出席会议的董事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名。因前述人员的行为对股东大会有着重要影响,同时,前述人员也对股东大会的召开及决议起着重要的见证作用。因此,为了明确主持人以及出席会议的董事等对会议所承担的责任,会议记录应由主持人、出席会议的董事等签名,以保证会议记录内容真实、准确和完整。

3.会议记录的保存

会议记录作成之后,应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存,置备于本公司。这样,股东,包括新股东,都可以了解股东大会的情况。

附:法条链接

中华人民共和国公司法(2018修正)

第一百零七条股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录,主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。

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